Concept - NOTULEN
29ste ALGEMENE LEDENVERGADERING
VERENIGING VAN PENSHONADO’S CURAÇAO
Maandag 26 februari 2024, aanvang 19.30 uur
Golfclub Emmastad
Aanwezig: 34 leden volgens de presentielijst
Bestuur: Frans van der Willigen (voorzitter), Bert Kiffen (penningmeester), Hilly Pijnaker (secretaris), Hanneke Boven (bestuurslid), Paulien Doets (bestuurslid).
1. OPENING
Om 19.30 uur opent de voorzitter de 29ste Algemene Ledenvergadering en heet alle aanwezigen welkom. In het bijzonder welkom aan de nieuwe leden. Er zijn 34 leden aanwezig. De leden hebben de uitnodiging en alle stukken tijdig ontvangen.
Uitnodiging en stukken zijn verstuurd op 5 februari 2024. Verslag kascommissie is verstuurd op 12 februari 2024.
2. MEDEDELINGEN VAN HET BESTUUR EN INGEKOMEN STUKKEN
Er zijn geen mededelingen en geen ingekomen stukken.
3. CONCEPT NOTULEN 27 FEBRUARI 2023
De notulen worden tekstueel en op inhoud doorgenomen. De notulen worden goedgekeurd, na ondertekening worden ze op de (nieuwe) website van de vereniging geplaatst.
4. VERSLAG VAN DE SECRETARIS OVER 2023
De secretaris vraagt de leden vooral de “spam” of “reclame” te checken, omdat e-mails verstuurd door de secretaris bij sommige leden daar in binnen komen. Verder geen vragen aan de secretaris.
De secretaris wordt bedankt voor het verslag.
5. FINANCIEEL VERSLAG 2023 MET TOELICHTING VAN DE PENNINGMEESTER.
De penningmeester geeft verdere toelichting op de financiële stukken zoals ook al was verwoord in het bijgesloten verslag van de penningmeester.
De Balans, Realisatie 2023.
6. BEGROTING 2024
De penningmeester geeft verdere toelichting op de begroting, die de leden al eerder per email hebben ontvangen.
Penningmeester:
Om een grote uitgave voor het volgende feest (2027) te kunnen betalen wil de penningmeester een jaarlijkse reservering hiervoor maken. Elk jaar reserveren we Naf. 2000,- Dit zal t.z.t. niet genoeg zijn voor een feest. Maar dan is er in ieder geval een “potje”. Ook wordt er elk jaar Naf. 2000,- gereserveerd voor het nog te kiezen “goede doel” (2027). We blijven netjes binnen de begroting. Er is een spaarsaldo van Naf.14.386,- Het saldo op dit moment is Naf. 12.474,-
Vraag van Ernst Hille:
Er staat veel geld op de bank voor een club van 77 leden, de vereniging moet meer uitgeven. De vereniging zit ruim bij kas.!
Penningmeester geeft antwoord:
De vereniging moet een spaartegoed hebben van minimaal een jaar contributie. (Dat is ooit in de ALV besloten). In het saldo van Naf. 12474,- zit ook nog de Naf. 4000,- (de twee keer Naf. 2000,-) voor reservering komend jubileum feest en “goed doel”. Penningmeester zegt toe na de vergadering nog uitgebreid te informeren indien wenselijk.
Er zijn verder geen vragen over de begroting.
Begroting wordt door de aanwezigen unaniem goedgekeurd.
7. CONTRIBUTIE 2023
Penningmeester geeft aan dat het bestuur de contributie niet wil verhogen, wel zullen de kosten van deelname aan activiteiten hoger gaan uitvallen. Ook op Curaçao wordt alles duurder. Vergadering gaat unaniem akkoord met handhaven van de contributie van Naf. 200,- p.p. per jaar. In de maand Maart wordt de contributie geïnd.
Secretaris zal de email hiervoor rondsturen.
8. VERSLAG KAS CONTROLE COMMISSIE
Het verslag van de KCC is naar de leden gestuurd. Hans Hoonings en Wouter Woutersen vormden de kascontrole commissie.
Hans Hoonings gaf aan dat dit de laatste keer was dat de administratie van de VvP door penningmeester Bert Kiffen werd gecontroleerd en maakte het grapje:
“We hebben natuurlijk een diepgaand onderzoek uitgevoerd”.
Maar zoals altijd zag de administratie er zeer verzorgd uit. Alle vragen en punten die er waren werden duidelijk en goed onderbouwd beantwoord door de penningmeester. Een paar kleine cijfermatige en tekstuele aanpassingen werden gemaakt. Het verslag wordt goedgekeurd door de leden.
De ALV neemt het advies over van de kascontrole commissie.
De KCC (Hans Hoonings en Wouter Wouterse) wordt door de voorzitter bedankt voor het werk.
9. GOEDKEURING JAARREKENING EN DECHARGE BESTUUR
De ALV keurt de jaarrekening unaniem goed.
Het bestuur wordt decharge verleend.
10. WEBMASTER EN NIEUWE WEBSITE
Bert Kiffen legt uit waarom er een nieuwe website moest komen. De oude situatie was dat Dick Jansen van Galen de webmaster was. De (oude) website was opgezet door een Roemeense mevrouw die in de VS woont. Contact was moeizaam tot helemaal niet. En er was niet meer mee te werken. Het was ook nog eens prijzig en er was totaal geen ondersteuning. Bestuur heeft verleden jaar besloten dat er een nieuwe website moest komen. Op 12 augustus 2024 vervalt de oude website.
Bert Kiffen geeft de nieuwe Webmaster Hans Hoonings het woord.
Webmaster Hans Hoonings:
De oude website had een verouderde structuur. Was rommelig en er stond enorm veel tekst op wat niet meer van nu en ook niet nodig is.
Voorbeeld: De naam Penshonados werd op de website in drie verschillende vormen gebruikt! We gaan nu voor “Penshonados”.
Kortom we gaan ons verdiepen in de materie. Met hulp van Laurens Appel, een ICT-deskundige, hier op het eiland.
Wat wordt er gedaan;
Menustructuur doorgenomen en aangepast
Ander model en andere kleuren
Website moet uitnodigen, interesse moet worden geprikkeld
Ingekorte versies van informatie
Helpdesk op individuele basis op het eiland, bellen, afspraak, makkelijk contact en samenwerking.
Half/eind april zal de nieuwe website de “lucht ingaan”. Alle leden ontvangen e-mails met de benodigde informatie. Iedereen wordt dan uitgenodigd om in te loggen met een nieuwe username en een nieuw password aan te maken. Niet-leden kunnen niet bij het afgeschermde gedeelte voor de leden.
Cees van Halm:
Is het bekend hoe vaak de website wordt geraadpleegd?
Webmaster:
Op de oude website niet, maar op de nieuwe wel. Dan loopt een teller mee. Via Facebook en bij de secretaris komen regelmatig de vraag naar informatie binnen. Mensen geven aan ons te hebben gevonden via de website of Facebook.
Wat Facebook betreft:
Er zijn nu 267 volgers. Bestuur heeft besloten ook minimaal 6-8 keer per jaar iets te posten op Facebook
Ernst Hille:
Komt er ook een ledenlijst op de website? Kan nu niets vinden.
Webmaster:
Ja, op de besloten afdeling voor leden komt ook de ledenlijst weer terug. De ledenlijst wordt zo goed mogelijk bijgehouden en steeds vernieuwd op de website geplaatst. We zitten nu in de overgang naar de nieuwe website, daarom werkt de oude niet meer goed. De voortgang naar de nieuwe website gaat naar tevredenheid. Veel hobbels te nemen. Komende maanden ontvangen de leden informatie.
Penningmeester:
De kosten blijven gelijk. Naf. 586,- per jaar. Maar hiervoor hebben we nu veel meer ondersteuning.
Voorzitter wenst Hans Hoonings veel succes als “officiële” webmaster.
11. BESTUURSSAMENSTELLING
Nieuwe Penningmeester
Het bestuur heeft een oproep gedaan voor een nieuwe Penningmeester. Bert en Dianne Kiffen gaan om gezondheidsredenen terug naar Nederland. Het bestuur heeft slechts een (1) reactie gehad op deze oproep, Etta Andreae.
Etta stelt zich voor:
Ik ben Etta Andreae en ik ben getrouwd met Jan Andreae. Ik ben in 1977 op Curaçao komen wonen. Ik zat in het onderwijs en heb tot 2000 les gegeven op de Dr Albert Schweitzer basisschool en Mavo.
Van 2000 tot 2005 was ik hoofd van de Dr A Schweitzerbasisschool. Deze functies hadden niets met financiën te maken. Waarom ben ik toch penningmeester wil worden?
Dat kwam door de projecten die ik naast mijn werk deed. Van 1990 tot 2011 had ik een eigen toneelgroep Theatrum. Ik was voorzitter en Jan was penningmeester. Ik deed de financiële dagelijkse handelingen en Jan controleerde en gaf advies. In 2002 ging Centro Pro Arte dicht en werd Theatrum een huistheater.
In 2004 heb ik de Jeugd Theaterschool Curaçao opgericht. Ik had de controle over de financiën en Jan maakte de jaarverslagen en de aanvragen. Als penningmeester zal ik de dagelijkse financiële handelingen van het bestuur regelen. Jan heeft een toezicht functie en zal een jaarverslag maken.
Hans Pijnaker: wie tekent de stukken en wie staat in de stukken naar de KvK?
Voorzitter: Etta tekent de stukken en staat vermeld als penningmeester en zit in het bestuur van de VvP.
Vergadering gaat unaniem akkoord met de benoeming van Etta Andreae als Penningmeester.
Samenwerking en betrokkenheid leden
Bestuur vraagt de leden om op vragen te reageren. Soms kleine dingen soms belangrijke punten! Reageren graag! Dit geldt uiteraard voor alle leden.
Francine Weijers onderstreept dit en vraagt de leden mee te werken omdat het werk van en door het bestuur dan ook prettig blijft!
Rooster van aftreden
Driekske van Scherpenzeel geeft aan dat een rooster van aftreden niet kan, i.v.m. de statuten. Advies is: wijzig de statuten, of zet elk jaar op de ALV agenda het punt “Bestuur samenstelling”. Geef aan wie herkiesbaar is. Kan de vergadering daarop reageren.
Bestuur gaat hier mee akkoord en trekt het “rooster van aftreden” in. We blijven het doen zoals we alle jaren hebben gedaan. Bestuur is voltallig herkiesbaar
Vergadering gaat unaniem akkoord.
Voor de ALV zal het bestuur zich buigen over de statuten.
Afscheid Bert Kiffen
Voorzitter spreekt lovende woorden over de betrokkenheid en stiptheid van Bert. We vinden het allemaal reuze jammer dat hij gaat vertrekken. Maar we begrijpen ook allemaal de situatie waarin Dianne en Bert verkeren. We wensen hen beide heel veel succes en sterkte met de verhuizing naar Nederland. En hopen elkaar toch nog weer te ontmoeten, hetzij op Curaçao of in Nederland. Cadeautjes en een mooie fles wijn onderstrepen onze dank.
Bert Kiffen:
Bedankt de voorzitter en de leden voor het vertrouwen de afgelopen jaren en de cadeautjes. En hopen volgend jaar februari voor een vakantie naar Curaçao te komen.
12. BENOEMING KAS CONTROLE COMMISSIE
Bestuur heeft de statuten gecheckt over samenstelling van de kascontrole commissie. In de statuten staat dat de kascommissie uit drie leden moet bestaan.
Gevraagd worden voor de KCC 2024/2025:
Wouter Woutersen
Hans Pijnaker
Wouter Woutersen en Hans Pijnaker zeggen toe.
Reserve: Francine Weijers
Advies van de voorzitter: Laat Francien aankomend jaar alvast een keer “meedraaien”.
13. RONDVRAAG
Bert Kiffen:
Dianne schrijft voor de “VvP Chronicle”, wie gaat haar vervangen??
Het bleef even stil……
Uiteindelijk hebben Hetty Ter Veen en Francine Weijers zich op gegeven.
De andere “schrijvers” zijn: Harry Lempers en Annemarie Buijn
14. SLUITING
Om 21.00 uur sluit de Voorzitter de vergadering. De leden blijven nog even om na te praten en te genieten van een drankje en een hapje.
Vastgesteld door het Bestuur op 27 februari 2024
De Voorzitter: Frans van der Willigen:………………………………
Goedgekeurd door de ALV op:………………………………………